Журнал учета личных дел (от 17.03.2007)

Данные: Фамилия Имя Отчество сотрудника, номер, дата начала и окончания личного дела, номер и дата описи, признак передачи дела в архив.

Возможности: автоматическая нумерация дел и описей, сортировки по каждому из полей данных, быстрый вывод карточки сотрудника, обновление данных карточки при ее наличии в основной окне, обновление информации.
Соответствие ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ, утвержденной Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь 26.03.2004 № 2.
Формирование и вывод в редактор: обложка личного дела, опись передачи дел в архив, журнал учета личных дел, контрольная карточка, внутренняя опись документов личного дела, лист-заверитель личного дела.

Изменения Фамилии Имени Отчества сотрудника не производятся (только чтение) и не сохраняются.
Двойной щелчок мышью на поле столбца переводит от режима просмотра к редактированию.
Двойной щелчок мышью на заголовке столбца сортирует таблицу по данному полю сначала по возрастанию, затем по убыванию. Одинарный щелчок мышью на заголовке столбца устанавливает фокус на поле этого столбца. В режиме просмотра при сортировке по данному полю работает инкрементный (по буквам первых нажатых клавиш) поиск.

Номер личного дела присваивается при пустом значении поля автоматически как максимальный номер+1 с ведущими нулями (для правильной сортировки).
Двойной щелчок мышью на поле столбца переводит от режима просмотра к редактированию.
Двойной щелчок мышью на заголовке столбца сортирует таблицу по данному полю сначала по возрастанию, затем по убыванию. Одинарный щелчок мышью на заголовке столбца устанавливает фокус на поле этого столбца. В режиме просмотра при сортировке по данному полю работает инкрементный (по буквам первых нажатых клавиш) поиск.

Дата начала личного дела по умолчанию (при пустом значении) дублирует дату распорядительного документа (приказа, распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (в соответствии с п.5 Главы 2 (СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА) вышеназванной Инструкции и комментарием зав.отделом документирования БелНИИДАД Нины Капмоле в  журнале "Секретарское дело" №10 2004 года стр.18).
Двойной щелчок мышью на поле столбца переводит от режима просмотра к редактированию.
Двойной щелчок мышью на заголовке столбца сортирует таблицу по данному полю сначала по возрастанию, затем по убыванию. Одинарный щелчок мышью на заголовке столбца устанавливает фокус на поле этого столбца. В режиме просмотра при сортировке по данному полю работает инкрементный (по буквам первых нажатых клавиш) поиск.

В поле номер описи по умолчанию при пустом значении программой автоматически подставляется значение последнего (максимального) номера не сданной в архив описи.
Двойной щелчок мышью на поле столбца переводит от режима просмотра к редактированию.
Двойной щелчок мышью на заголовке столбца сортирует таблицу по данному полю сначала по возрастанию, затем по убыванию. Одинарный щелчок мышью на заголовке столбца устанавливает фокус на поле этого столбца. В режиме просмотра при сортировке по данному полю работает инкрементный (по буквам первых нажатых клавиш) поиск.

В поле дата описи по умолчанию при пустом значении программой автоматически подставляется значение последней (максимальной) даты не сданной в архив описи.
Двойной щелчок мышью на поле столбца переводит от режима просмотра к редактированию.
Двойной щелчок мышью на заголовке столбца сортирует таблицу по данному полю сначала по возрастанию, затем по убыванию. Одинарный щелчок мышью на заголовке столбца устанавливает фокус на поле этого столбца. В режиме просмотра при сортировке по данному полю работает инкрементный (по буквам первых нажатых клавиш) поиск.

Поле Архив (признак передачи дел в архив) при его редактировании программа автоматически присваивает введенное значение для всех дел данной описи (по № и дате). Записи сданных в архив дел (признак передачи дел в архив включен - стоит флажок) подсвечиваются красным цветом.
Двойной щелчок мышью на поле столбца переводит от режима просмотра к редактированию.
Двойной щелчок мышью на заголовке столбца сортирует таблицу по данному полю сначала по возрастанию, затем по убыванию. Одинарный щелчок мышью на заголовке столбца устанавливает фокус на поле этого столбца.

Обновление информации необходимо для отображения данных, внесенных в других приложениях (например в карточке сотрудника) или данных, внесенных другими пользователями.

Кнопка "Печать" выводит на экран немодальное окно с перечнем выходных форм, которые можно направить в текстовый редактор, поддерживающий формат ".RTF". Окно

Обложка личного дела по форме Приложения №4 Инструкции формируется используя данные карточки сотрудника (ФИО, даты приема на работу, увольнения) и данные движения (дата приказа на прием), которые автоматически подставляются в шаблон и выводятся в файл с именем, состоящим из слова "Обложка личного дела ", его № и Фамилии И.О. сотрудника.
Значения полей подстановки (заключены в квадратные скобки) шаблона:
[Вышестоящ] - вышестоящая организация, [Орг] - наименование организации; [ОргЗагл] - наименование организации заглавными буквами; [Город] - наименование города местонахождения организации, [Должн_Рук] - наименование должности руководителя, [Рук] - фамилия имя отчество руководителя, [РукФИО] - фамилия и инициалы руководителя, [Должн_Кадр] - должность работника кадров, [КадрФИО] - фамилия И.О. работника кадров (задаются в общих настройках);
[PersonNm], [PersonAl], [SurName], [FirstName], [SecondName] - Фамилия Имя Отчество, Фамилия И.О., Фамилия, Имя, Отчество соответственно (настраиваются в карточке сотрудника);
[PersCrtNr] - номер личного дела, [PersCrtDt] - дата начала личного дела, [DisMisDt] - дата увольнения.

Опись передачи дел в ведомственный архив по форме Приложения №23 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь формируется по номеру описи текущей записи используя данные карточки сотрудника (ФИО, № и даты описи), которые автоматически подставляются в шаблон и выводится в файл с именем, состоящим из слова "Опись передачи личных дел", ее № и даты.
Значения полей подстановки [заключены в квадратные скобки] шаблона:
[Вышестоящ] - вышестоящая организация, [Орг] - наименование организации; [ОргЗагл] - наименование организации заглавными буквами; [Город] - наименование города местонахождения организации, [Должн_Рук] - наименование должности руководителя, [Рук] - фамилия имя отчество руководителя, [РукФИО] - фамилия и инициалы руководителя, [Должн_Кадр] - должность работника кадров, [КадрФИО] - фамилия И.О. работника кадров (задаются в общих настройках);
[PersonNm], [PersonNmR], [PersonAl], [SurName], [FirstName], [SecondName] - Фамилия Имя Отчество, Фамилия Имя Отчество в родительном падеже (Кого?Чего?), Фамилия И.О., Фамилия, Имя, Отчество соответственно (настраиваются в карточке сотрудника);
[OpisNr] - номер описи, [OpisDt] - дата описи;
[PersCrtNr] - номер личного дела, [PersCrtDt] - дата начала личного дела, [DisMisDt] - дата увольнения;
[AllNr] - всего дел цифрами, [AllNrProp] - всего дел прописью (именительный падеж), [Del_ ] - окончание слова "дело" в зависимости от ихколичества(1="о",2-4="а"), [AllNrAll] - перечень всех номеров личных дел, [minNr] - минимальный номер цифрами, [minNrProp] - минимальный номер прописью (именительный падеж), [maxNr] - максимальный номер цифрами,  [maxNrProp] - максимальный номер прописью (именительный падеж).

Журнал учета личных дел по форме Приложения №5 Инструкции формируется используя данные карточки сотрудника (ФИО, № и даты описи), которые автоматически подставляются в шаблон и выводятся в файл с именем, состоящим из слова "Опись передачи личных дел", его № и даты.
Значения полей подстановки (заключены в квадратные скобки) шаблона:
[Вышестоящ] - вышестоящая организация, [Орг] - наименование организации; [ОргЗагл] - наименование организации заглавными буквами; [Город] - наименование города местонахождения организации, [Должн_Рук] - наименование должности руководителя, [Рук] - фамилия имя отчество руководителя, [РукФИО] - фамилия и инициалы руководителя, [Должн_Кадр] - должность работника кадров, [КадрФИО] - фамилия И.О. работника кадров (задаются в общих настройках);
[PersonNm], [PersonNmR], [PersonAl], [SurName], [FirstName], [SecondName] - Фамилия Имя Отчество, Фамилия Имя Отчество в родительном падеже (Кого?Чего?), Фамилия И.О., Фамилия, Имя, Отчество соответственно (настраиваются в карточке сотрудника);
[OpisNr] - номер описи, [OpisDt] - дата описи;
[PersCrtNr] - номер личного дела, [PersCrtDt] - дата начала личного дела, [DisMisDt] - дата увольнения.

Контрольная карточка по форме Приложения №6 Инструкции формируется используя данные карточки сотрудника (ФИО, № личного дела), которые автоматически подставляются в шаблон и выводятся в файл с именем, состоящим из слова "Контрольная карточка" и Фамилии И.О. сотрудника.
Значения полей подстановки (заключены в квадратные скобки) шаблона:
[Вышестоящ] - вышестоящая организация, [Орг] - наименование организации; [ОргЗагл] - наименование организации заглавными буквами; [Город] - наименование города местонахождения организации, [Должн_Рук] - наименование должности руководителя, [Рук] - фамилия имя отчество руководителя, [РукФИО] - фамилия и инициалы руководителя, [Должн_Кадр] - должность работника кадров, [КадрФИО] - фамилия И.О. работника кадров (задаются в общих настройках);
[PersonNm], [PersonAl], [SurName], [FirstName], [SecondName] - Фамилия Имя Отчество, Фамилия И.О., Фамилия, Имя, Отчество соответственно (настраиваются в карточке сотрудника);
[PersCrtNr] - номер личного дела, [PersCrtDt] - дата начала личного дела.

Внутренняя опись документов личного дела по форме Приложения №1 Инструкции формируется используя данные карточки сотрудника (ФИО, № и дата дела), которые автоматически подставляются в шаблон и выводятся в файл с именем, состоящим из слова "Внутренняя опись личного дела", № дела и Фамилии И.О. сотрудника.
Значения полей подстановки (заключены в квадратные скобки) шаблона:
[Вышестоящ] - вышестоящая организация, [Орг] - наименование организации; [ОргЗагл] - наименование организации заглавными буквами; [Город] - наименование города местонахождения организации, [Должн_Рук] - наименование должности руководителя, [Рук] - фамилия имя отчество руководителя, [РукФИО] - фамилия и инициалы руководителя, [Должн_Кадр] - должность работника кадров, [КадрФИО] - фамилия И.О. работника кадров (задаются в общих настройках);
[PersonNm], [PersonAl], [SurName], [FirstName], [SecondName] - Фамилия Имя Отчество, Фамилия И.О., Фамилия, Имя, Отчество соответственно (настраиваются в карточке сотрудника);
[PersCrtNr] - номер личного дела, [PersCrtDt] - дата начала личного дела.

Лист-заверитель личного дела по форме Приложения №6 Инструкции формируется используя данные карточки сотрудника (ФИО, № и дата дела), которые автоматически подставляются в шаблон и выводятся в файл с именем, состоящим из слова "Внутренняя опись личного дела", № дела и Фамилии И.О. сотрудника.
Значения полей подстановки (заключены в квадратные скобки) шаблона:
[Вышестоящ] - вышестоящая организация, [Орг] - наименование организации; [ОргЗагл] - наименование организации заглавными буквами; [Город] - наименование города местонахождения организации, [Должн_Рук] - наименование должности руководителя, [Рук] - фамилия имя отчество руководителя, [РукФИО] - фамилия и инициалы руководителя, [Должн_Кадр] - должность работника кадров, [КадрФИО] - фамилия И.О. работника кадров (задаются в общих настройках);
[PersonNm], [PersonAl], [SurName], [FirstName], [SecondName] - Фамилия Имя Отчество, Фамилия И.О., Фамилия, Имя, Отчество соответственно (настраиваются в карточке сотрудника);
[OpisDt] - дата, [PersCrtNr] - номер личного дела, [PersCrtDt] - дата начала личного дела.