Отпуска/25.07.2017

Приложение ОТПУСКА позволяет максимально автоматизировать работу кадровой службы по документальному оформлению отпусков работников, упростить их учет и минимизировать трудозатраты на сопутствующие расчеты.

Основные этапы работы с отпусками:
1) ввод новых и редактирование существующих записей отпусков производится по работающим сотрудникам, список которых формируется из их карточек,
2) формирование графика отпусков на следующий календарный год и его обновление по вновь принятым работникам,
3) вывод выходных печатных документов (записки об отпуске, распорядительные документы (приказы) об отпусках), их распечатывание и подписание,
4) последующая учетная работа с массивом собранной информации об отпусках при последующем предоставлении отпусков работникам или при их увольнении.

При работе в приложении специалисты кадровых служб имеют следующие уникальные возможности автоматизации:
- ускорение навигации по записям отпусков: отбор данных: по видам отпусков, подразделениям, сотрудникам, на текущий, следующий (график отпусков) или все годы, по уволенным;
- сортировки данных по любому из столбцов таблицы отпусков (по подразделению, фамилии и.о., дате начала отпуска, номеру приказа и т.д.);
- вывод всех отпусков для текущей персоны (карточка отпусков работника),
- новая копия отпуска на основании данных текущей,
- автоматическое формирование и обновление графика отпусков;
- авто заполнение даты окончания отпуска,
- автоматический расчет количества дней оставшейся части отпуска (остаток дней отпуска),
- авто нумерация номера распорядительного документа (приказа);
- автоматический расчет (сдвиг) рабочего года,
- расчет количества неиспользованных дней отпуска пропорционально отработанному времени (дней компенсации),
- карточка отпуска, с расчетом дней отпуска пропорционально отработанному времени на одну дату вступления в новую профессию (должность),
- калькулятор дней отпуска пропорционально отработанному времени перемещений в течение рабочего года.

Запуск приложения осуществляется несколькими способами:
1) через главное меню КАДРЫ в верхней части области программы по нажатию на опцию ОТПУСКА ,
2) после нажатия кнопки ОТПУСКА панели инструментов ПЕРСОНАЛ,
3) из вкладки ОТПУСКА карточки сотрудника по нажатию на кнопку ОТПУСКА .

После запуска на экран будет выведена экранная форма приложения ОТПУСКА, имеющая следующий внешний вид:

Первоначально форма имеет компактный размер, который изменяется стандартными способами:
- нажатием на кнопку РАЗВЕРНУТЬ в верхнем правом углу формы произойдет разворот на весь экран,
- буксировкой нажатой кнопкой мыши правого нижнего угла формы.
Размер столбцов табличной части можно изменить буксировкой нажатой кнопкой мыши за их границы. Порядок столбцов изменяется также буксировкой их заголовков влево или вправо.

Экранная форма имеет два режима:
1) режим просмотра, в котором можно осуществлять навигацию, отборы или сортировки по таблице записей, вывод на печать, выход из приложения,
2) режим ввода и редактирования, включение которого происходит при вводе новой записи или нажатии на кнопку РЕДАКТИРОВАНИЕ . При этом кнопки СОХРАНИТЬ и УДАЛЕНИЕ записи становятся доступными, а кнопки ПЕЧАТЬ и ВЫХОД недоступными (неяркого цвета).

Ввод новой записи отпуска производится через нажатие на кнопку НОВЫЙ либо через опцию НОВЫЙ меню ОТПУСКА в верхней части основного окна либо нажатием горячих клавиш CTRL+Ins.

Формирование выходных документов: записки об отпуске, распорядительные документы об отпусках, график отпусков, реестр распорядительных документов за месяц, список дней отпусков сотрудников на переходный период и др.

Вывод всех отпусков для текущей персоны производится одним нажатием на кнопке справа от поля со списком персонала .

Кнопка Копия позволяет создать копию текущей записи с переносом в новую запись года отпуска, ФИО, вида отпуска. Этот позволяет сэкономить время на вводе новой записи, особенно при вводе данных графика отпусков, когда последние разбиваются на несколько частей.

Кнопка Обновление актуализирует данные в соответствии с заданными условиями отбора.

Признак подписи распорядительного документа (приказа) регулирует его автоматическую нумерацию в режиме нумерации по папкам документов. При этом в окне настроек отпусков должна быть указана в поле со списком папок выходных документов соответствующая папка, в пределах которой будет производиться нумерация. Если имеется один или несколько отпусков, с неподписанным приказом (не вкл. признак подписи), то для нового отпуска присваивается максимальный номер неподписанного приказа. Если есть неподписанный приказ для текущей даты (хотя бы один отключенный признак подписи), то высвечивается этот последний номер. Для новой даты или следующего дня будет присваиваться новый номер, даже если есть ранее неподписанные приказы.

Режим нумерации по папкам документов задается в окне настроек отпусков (Виды отпусков) включением признака "номера приказов по папкам:".

Номер распорядительного документа (приказа) в режиме нумерации по папкам документов, при пустом значении, увеличивается автоматически на 1 (один) от значения последнего номера для соответствующей папки, при условии подписания всех приказов. Если есть неподписанный приказ для текущей даты (хотя бы один отключенный признак подписи), то высвечивается этот последний номер. Для новой даты или следующего дня будет присваиваться новый номер, даже если есть ранее неподписанные приказы. Все номера для соответствующей папки хранятся в таблице "Реестр документов", запускаемого после нажатия на кнопку "Реестр" экранной формы.
Указанные номера можно изменить.

Расчет количества дней оставшейся части отпуска (неиспользованный остаток дней отпуска) производится при формировании графика отпусков (трудовой отпуск и в счет трудового) во время фокусировки на поле окончания отпуска. В случае, если отпуск не разбивается на части, то дата окончания рассчитывается исходя из данных основного и дополнительных отпусков карточки сотрудника. При разбиении отпуска на части окончание второй части отпуска рассчитывается исходя из данных карточки сотрудника и количества дней предыдущей части отпуска.

Дата окончания отпуска по графику заполняется автоматически исходя из данных карточки сотрудника (вкладка "Отпуск"), из расчета суммы дней основного и дополнительных отпусков.
При разбиении отпуска на части дата окончания отпуска второй и более частей заполняется автоматически (для трудовых отпусков: в счет трудового отпуска и трудовой отпуск) исходя из количества дней предыдущих частей отпуска в планируемом году.
Двойной щелчок мышью на поле столбца переводит от режима просмотра к редактированию.
Двойной щелчок мышью на заголовке столбца сортирует таблицу по данному полю сначала по возрастанию, затем по убыванию. Одинарный щелчок мышью на заголовке столбца устанавливает фокус на поле этого столбца.

Количество дней по графику рассчитывается автоматически при изменении даты окончания отпуска по графику и при заполненном поле начала отпуска (по графику). При редактировании этого поля (количество дней по графику) автоматически рассчитывается дата окончания отпуска (по графику). При названных расчетах учитывается государственные праздничные дни, если в настройках отпусков включен соответствующий признак.
Двойной щелчок мышью на поле столбца переводит от режима просмотра к редактированию.
Двойной щелчок мышью на заголовке столбца сортирует таблицу по данному полю сначала по возрастанию, затем по убыванию. Одинарный щелчок мышью на заголовке столбца устанавливает фокус на поле этого столбца.

График отпусков на следующий год формируется по запросу пользователя через меню "Отпуска/Сервис/График отпусков". Таким же образом производится обновление графика отпусков по вновь принятым сотрудникам или по отсутствующим позициям уже работающих сотрудников. При формировании или обновлении графика отпусков автоматически заполняются поля с фамилией, именем и отчеством сотрудника, его подразделением, видом отпуска (трудовой) и годом отпуская, что существенно упрощает работу по вводу информации. Пользователю остается заполнить только даты отпуска (начала, окончания или количества дней) по графику.
Ввод второй части отпуска быстрее вносить с помощью кнопки "Новая копия"

Дата окончания отпуска заполняется автоматически исходя из данных графика, а если их нет, то исходя из данных карточки сотрудника (вкладка "Отпуск"), из расчета суммы дней основного и дополнительных отпусков.
При разбиении отпуска на части дата окончания отпуска второй и более частей заполняется автоматически (для трудовых отпусков: в счет трудового отпуска и трудовой отпуск) исходя из количества дней предыдущих частей отпуска в планируемом году.
Двойной щелчок мышью на поле столбца переводит от режима просмотра к редактированию.
Двойной щелчок мышью на заголовке столбца сортирует таблицу по данному полю сначала по возрастанию, затем по убыванию. Одинарный щелчок мышью на заголовке столбца устанавливает фокус на поле этого столбца.

Количество дней рассчитывается автоматически при изменении даты окончания отпуска и при заполненном поле начала отпуска. При редактировании этого поля (количество дней) автоматически рассчитывается дата окончания отпуска. При названных расчетах учитывается государственные праздничные дни, если в настройках отпусков включен соответствующий признак.
При предоставлении части трудового отпуска в поле автоматически заполниться неиспользованным остатком дней отпуска.
Двойной щелчок мышью на поле столбца переводит от режима просмотра к редактированию.
Двойной щелчок мышью на заголовке столбца сортирует таблицу по данному полю сначала по возрастанию, затем по убыванию. Одинарный щелчок мышью на заголовке столбца устанавливает фокус на поле этого столбца.

Количество неиспользованных дней отпуска - неотработанное количество или количество неиспользованных дней отпуска. Положительной значение поля- количество неиспользованных дней отпуска. Отрицательное значение- неотработанное их количество. Рассчитывается исходя из остатка дней последнего отпуска и данных его рабочего года. Двойной щелчек мышью на поле приводит к перерасчету остатка дней отпусков для всех работников. Вызвать названный перерасчет можно также через меню "Отпуска/Сервис/Остаток дней всем".

Расчет (сдвиг) рабочего года выполняется автоматически при установке фокуса на пустое поле начала рабочего года. Сдвиг рабочего года рассчитывается автоматически только по записям ТОЛЬКО для трудовых отпусков (слова "трудовой" и "отпуск", которые содержатся в полном наименовании вида отпуска справочника видов отпусков). Программа корректно сдвигает рабочий год, если в нем только один "трудовой отпуск".  В этой записи при наличии сдвига рабочего года в поле примечаний заноситься информация о количестве дней сдвига и перечисляются отпуска, участвующие в этом расчете. Для записей с отпусками "в счет трудового отпуска" или "часть трудового отпуска" сдвиг рабочего года НЕ будет выполняться автоматически. В расчете количества сдвигаемых дней учитывается количество дней превышающее 14 в отпусках, таких как без сохр.ЗП, социальный, по уходу за ребенком, попадающих в этот рабочий год. В настройках отпусков для них должен быть включен соответствующий признак "Сдвиг (смещение) рабочего года".