КРАТКАЯ ИНСТРУКЦИЯ

использованию программного комплекса «Контроль электронных документов персонифицированного учета на предприятиях  в среде Windows (Контроль ДПУ  Windows)»

Указанный программный комплекс служит для контроля документов персонифицированного учета (ДПУ) в электронном формате, подготовленных самостоятельно  (средствами АСУ предприятия) или средствами комплекса «Подготовка электронных документов персонифицированного учета на предприятиях». Комплекс размещается на одной дискете и функционирует в среде Windows.

Рекомендуется следующая последовательность работ при контроле ДПУ:

1)            Запустить комплекс – модуль CHECKP.EXE;

2)            Посредством кнопки или опции меню «Выбрать файл» выбрать, каталог файлов для проверки (каталог, в котором будет размещены пачки электронных документов);

3)            В каталоге стандартным для операционной системы Windows способом выбрать очередную пачку для контроля, которая будет отражена в поле окна. Если выбранный файл не соответствует по структуре пачке электронных документов, то будет выдано сообщение «Неизвестный формат файла»;

4)            Пользователь имеет возможность просмотреть выбранный документ в виде бланка соответствующей формы, переведя для этой цели курсор на интересуемый документ (строку электронного документа с типом «ПУ-1», «ПУ-2» или «ПУ-3») и нажав закладку «Форма документа». После выбора пачки активной является закладка «Пачка документов»;

5)            Провести контроль выбранного документа, используя кнопку или опцию меню «Проверить файл»;

6)            Если имеются ошибки, то они будут отражены в нижних строках экрана. Сообщение об ошибке включает: код; номер строки электронного документа и порядковый номер ошибочного поля в этой строке (в квадратных скобках); тип ошибки («Ошибка» - явная ошибка, «Предупреждение» - возможная ошибка); собственно текст, поясняющий ошибку. Пачки, содержащие явные ошибки, бракуются и подлежат исправлению. Пачки, содержащие лишь предупреждения о возможных ошибках, допускаются к передаче, если пользователь уверен, что предупреждения не состоятельны;

7)            Комплекс обеспечивает удобный просмотр ошибок. Если активна закладка «Пачка документов», то при  переводе световой полосы на ту или иную ошибку в поле проверяемой пачки выделяется строка (оператор), содержащая ошибку. А в строке экрана над перечнем ошибок указывается наименование ошибочного реквизита и его значение. Если активна закладка «Форма документа», то при  переводе световой полосы на ту или иную ошибку в поле проверяемой пачки отображается ошибочный документ с выделением цветом ошибочного реквизита.

8)            Если нет явных ошибок (разблокированы кнопки «Сохранить файл» и «Печать пачки документов»), то необходимо вывести пачку электронных документов на печать, посредством кнопки или опции меню «Печать пачки документов» При этом комплекс отображает на экране окно «Печать ДПУ».

9)            В окне «Печать ДПУ» у пользователя имеется возможность предварительного просмотра выдаваемой на печать пачки. Посредством клавиши «Настройка принтера» можно настроиться на выдачу на печать как всей пачки, так и отдельных ее листов или группы листов, указав это стандартным для системы Windows способом.

10)        Перед печатью пользователь посредством кнопки или опции меню «Параметры» может задать должность, фамилию и инициалы руководителя предприятия, который должен подписывать документ. Эти данные будут выдаваться при печати в конце каждого документа;

11)        Если нет явных ошибок, то скопировать пачку электронных документов на дискету или другой носитель посредством кнопки или опции меню «Сохранить файл».